Pengertian Manajemen Administrasi Teori Tujuan Fungsi Dan Tugas Utamanya Pada Perusahaan

Apa itu manajemen administrasi? Secara garis besar, pengertian manajemen administrasi merupakan proses menciptakan sistem informasi dan mengawasi alirannya dari dan ke orang lain dalam suatu organisasi.

Manajemen administrasi juga merupakan kegiatan yang meliputi aturan terhadap sebuah keputusan atau kebijakan untuk mendukung tercapainya tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi dan individu di pemilik perusahaan.

Sebagian besar fungsi pekerjaan dalam bisnis melibatkan pelaksanaan beberapa bentuk manajemen administratif untuk menyimpan dan menyampaikan informasi kepada orang-orang di dalam perusahaan yang perlu menggunakannya untuk berkontribusi pada bisnis.

Manajemen administratif berkaitan dengan desain dan manajemen organisasi. Dalam pembahasan ini, kita akan mengungkap beberapa hal yaitu definisi, teori manajemen administrasi serta komponen utamanya, tujuan, fungsi dan tugas pokok dalam organisasi.

Baca juga: Definisi Manajemen Kinerja.

Sejumlah ahli di bidang ilmu manajemen memberikan penjelasan terkait definisi manajemen administrasi, berikut penjelasan lengkap menurut para ahli:

1.W.H. Evans
Menurut pendapat W.H. Evans, Manajemen Administrasi adalah fungsi yang berhubungan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasional perusahaan mengenai pengolahan bahan, keterangan, komunikasi, dan memori organisasi.

2.Millis Geoffrey
Menurut pendapat Millis Geoffrey, definisi manajemen administrasi adalah seni membimbing personel kantor dalam mempergunakan sarana yang sesuai dengan lingkungan demi mencapai tujuan yang ditetapkan.

3.George R. Terry
Menurut pendapat George R. Terry, Manajemen Administrasi adalah kegiatan perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan, serta penggerakan para pekerja agar mencapai goal yang telah ditentukan.

4.Edwin Robinson dan William Leffingwell
Menurut pendapat Edwin Robinson dan William Leffingwell definisi Manajemen Administrasi adalah sebuah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerja di perusahaan, serta penggerakan para pelaksana agar tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai dengan baik.

5.Prajudi Atmosudirjo
Menurut pendapat Prajudi Atmosudirjo, Administrative Management adalah kombinasi antara corporate management (kantor sebagai kesatuan yang terdiri atas gedung, tanah, personil, dan perlengkapan) dan operation management (pekerjaan kantor).

6.Suparjati dkk
Menurut pendapat Suparjati dkk, Manajemen Administrasi adalah sebuah proses kerjasama di dalam kantor agar tujuan-tujuan kantor yang telah ditetapkan sebelumnya dapat tercapai dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen.

7.Moekijat
Menurut pendapat Moekijat Administrative Management adalah penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor, yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan, serta pengawasan kantor agar tujuan kantor bisa tercapai dan para pegawai merasa puas.

8.Rifhi Siddiq
Menurut pendapat Rifhi Siddiq, Manajemen Administrasi adalah sebuah metode yang dilaksanakan dengan memperhatikan fungsi-fungsi manajemen berkaitan dengan pekerjaan yang telah direncanakan sebelumnya.

9.John Neuner dan Benjamin Haynes
Menurut pendapat John Neuner dan Benjamin Haynes, Manajemen Administrasi adalah manajemen dalam kantor mencakup bidang yang lebih sempit daripada yang umumnya di kandung oleh istilah “manajemen” untuk sebagian besar berkenaan dengan pengawasan.

10.Arthur Grager
Definisi Manajemen Administrasi menurut pendapat Arthur Grager: “office management is the function of administering, the communication and record services of an organization.” Dalam bahasa Indonesia berarti “Manajemen administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi.”

11.Gie (1991: 4)
Menurut pendapat Gie, Manajemen Administrasi adalah sebuah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan sampai menyelenggarakan secara tertib pekerjaan kantor untuk mencapai tujuan.

12.William Spriegel dan Ernest Davies
Menurut pendapat William Spriegel dan Ernest Davies, Administrative Management adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas-aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan dan penjualan.

Dari sejumlah pendapat diatas dapat digaris bawahi bahwa pengertian manajemen administrasi merupakan sebuah rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan sampai menyelenggarakan secara tertib pekerjaan kantor untuk mencapai tujuan.

Teori Para Ahli tentang Manajemen Administrasi
Teori manajemen administratif berusaha menemukan cara rasional untuk merancang organisasi secara keseluruhan. Teori tersebut umumnya menyerukan struktur administrasi formal, pembagian kerja yang jelas, dan pendelegasian kekuasaan dan wewenang kepada administrator yang relevan dengan bidang tanggung jawab mereka.

Henri Fayol ( )
Henri Fayol ( ): Fayol lahir di Prancis, tempat dia bekerja untuk bisnis pertambangan batu bara. Ia mengembangkan 14 prinsip administrasi untuk struktur dan manajemen organisasi.

James D. Mooney ( )
James D. Mooney ( ): Mooney belajar teknik mesin dan akhirnya menjadi anggota kunci tim manajemen puncak General Motors. Pada tahun 1931, dia menulis Industri Maju! Buku tersebut dianggap oleh banyak sarjana sebagai kontribusi yang signifikan terhadap teori manajemen administrasi.

Luther H. Gulick ( )
Luther H. Gulick ( ): Gulick sering dianggap sebagai ‘Dekan Administrasi Publik.’ Dia menerapkan prinsip teori manajemen administrasi kepada pemerintah.

Baca juga: Fungsi Manajemen SDM.

Empat belas prinsip inti yang ditetapkan oleh Fayol
Tidak ada diskusi tentang teori manajemen administrasi yang lengkap tanpa mengacu pada Henri Fayol, bapak baptis prinsip-prinsip manajemen modern.

Henri Fayol lahir pada tahun 1841M dan mengabdikan hidupnya untuk mengembangkan dan mendukung 14 prinsip manajemennya yang akan kita diskusikan di bagian akhir dokumen ini.

Dari tahun 1841 hingga 1925 ketika dia masih hidup, ekonomi global benar-benar terbuka dan terdapat perdagangan bebas lintas batas karena konsep ekonomi tertutup dikenal sampai komunisme diperkenalkan.

Meskipun ada sedikit dumping dan pembatasan perdagangan laut oleh negara-negara yang gugup dari barang-barang produksi pabrik murah dari barat. ekonomi tertutup sebagai instrumen kebijakan dilepaskan hanya setelah 1917.

Mengikuti empat belas prinsip berikut dapat berarti perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan suatu perusahaan.

Startup yang gagal dalam perjalanan menuju puncak seringkali tidak mendapatkan dasar-dasarnya dengan benar dan analisis kegagalan mereka sering mengungkapkan bahwa beberapa elemen yang tercantum di bawah ini diabaikan.

Aspek yang paling umum dan terabaikan ketika start up gagal adalah stabilitas kepemilikan.

Mereka sering membayar gaji tinggi untuk mendapatkan bakat berpengalaman dari perusahaan tetapi tidak dapat mempertahankan gaji tersebut dan akhirnya kehilangan tenaga kerja yang berharga karena pesaing yang lebih besar.

Perusahaan besar mempekerjakan dengan gaji yang layak tetapi tidak terlalu tinggi dan berinvestasi dalam melatih karyawan mereka sehingga mereka dapat bersaing secara global dan tidak perlu mencari bakat tetapi menjadi magnet bagi bakat-bakat terbaik.

1. Divisi kerja
2. Otoritas dan tanggung jawab
3. Espirit de corps atau semangat tim
4. Disiplin
5. Kesatuan komando
6. Persatuan Arah
7. Subordinasi kepentingan individu untuk kepentingan umum
8. Remunerasi personel
9. Sentralisasi
10. Rantai skalar
11. Memesan
12. Keadilan
13. Stabilitas kepemilikan
14. Prakarsa

Bagaimana benih teori Manajemen Administrasi disemai?
Perekonomian global yang benar-benar terbuka tanpa pembatasan ekspor-impor atau kontrol modal yang memungkinkan pergerakan bebas manusia dan material. Hal ini juga berarti bahwa perdagangan dalam bentuk apa pun itu manusia, moneter, mata uang, emas tidak pernah terdengar.

Selain itu, hal ini menyebabkan banyak perusahaan beroperasi melalui struktur organisasi informal di mana tidak ada orang yang bertanggung jawab kepada siapa pun kecuali pemberi upah.

Hal ini kemudian menciptakan hubungan hamba-tuan yang tidak terlalu efisien. Kemudian pengalaman perdagangan budak telah menunjukkan bahwa hanya perusahaan yang berorientasi pada proses.

Tim yang bekerja menuju satu tujuan yang lebih baik daripada organisasi yang digerakkan oleh pemilik atau didorong oleh kepribadian yang dihuni oleh karyawan yang tidak terlatih yang bekerja sebagai tenaga kerja yang terikat.

Padahal konsep perusahaan saham gabungan telah memperoleh keuntungan antara abad 16 hingga 18, dan perceraian antara kepemilikan dan manajemen dipahami dan diterapkan dengan sangat baik.

Yang membuat para manajer bisnis kesal adalah bagaimana manajemen mengatur diri mereka sendiri sebagaimana mereka ingin karyawan mengatur diri mereka sendiri dengan cara yang tidak bertentangan dengan kepentingan mereka.

Unionisme Buruh telah memicu Revolusi Prancis dengan memupuk konflik antara borjuasi dan proletariat dan didukung oleh keberhasilan revolusi Prancis, kelas pekerja di negara lain sedang mencari untuk meniru model yang berpuncak pada ide Marxisme.

Para kapitalis yang telah banyak berinvestasi dalam pabrik dan permesinan kini mencari cara inovatif untuk merancang arsitektur sumber daya manusia bisnis mereka menemukan teori manajemen administrasi yang diajukan oleh Henri Fayol sepenuhnya selaras dengan tujuan bisnis mereka.

Mengapa Teori Manajemen Administratif menjadi begitu populer?
Teori terobosan ini memformalkan hierarki dan mengkodifikasinya dalam empat belas prinsip yang secara jelas menetapkan peran dan tanggung jawab untuk merancang arsitektur sumber daya manusia organisasi.

Teori tersebut menyerukan struktur administrasi formal, pembagian kerja yang jelas, dan menyerahkan kewenangan yang cukup kepada administrator sehingga mereka dapat melaksanakan tugas yang diberikan kepada mereka dengan sempurna.

Revolusi industri membawa lebih banyak pilihan di depan konsumen dalam hal barang-barang produksi pabrik dan oleh karena itu proses produksi harus diperkuat dengan proses SDM yang baik.

Fayol telah melanjutkan pekerjaan baik yang dilakukan oleh Taylor dan teori yang dikembangkan oleh Fayol dikembangkan lebih lanjut oleh James Mooney dan Luther Gulick yang meninggal pada tahun 1993.

Jadi, Anda dapat melihat bahwa teori-teori ini terus dikembangkan sejalan dengan perubahan di dunia. lingkungan bisnis lebih dari satu abad.

Ketika FAYOL pertama kali menerbitkan karyanya pada tahun 1916, sebagian besar manajer tidak terbiasa mengelola berbagai hal dengan pendekatan ilmiah tetapi lebih mengandalkan naluri dan intuisi untuk membuat keputusan.

Dengan menerapkan teori manajemen administrasi, mereka menyadari bahwa mereka tidak perlu melakukan semuanya sendiri.

Pendelegasian peran membuat wirausahawan menyibukkan diri dengan perusahaan inkubasi dan berubah menjadi wirausaha serial sementara rekan pendiri mengurus operasional.

Pemikiran strategis dan manajemen operasi kini semakin banyak ditangani oleh entitas yang terpisah.

Perusahaan yang dijalankan sebagai ‘satu orang tentara’ memberi jalan kepada perusahaan yang digerakkan oleh proses karena tim bersama dapat melakukan lebih dari yang bisa dilakukan oleh individu.

Pengusaha memahami fakta bahwa jika mereka pergi sendiri, mereka akan melihat kesuksesan yang terbatas sementara sebagai sebuah tim mereka akan melihat kesuksesan yang tidak terbatas bahkan di pasar baru.

Analisis Fayol tentang pekerjaan yang dilakukan oleh para Manajer
Teori manajemen administrasi adalah karya luar biasa oleh pekerja yang berubah menjadi pengusaha Henri Fayol [sumber].

Analisisnya tentang pekerjaan yang dilakukan oleh manajer di setiap industri mengungkapkan fakta dasar berikut bahwa rangkaian inti dari kegiatan yang dilakukan oleh manajer cukup sering tumpang tindih satu sama lain dan aktivitas umum termasuk:

1. Teknis
2. Komersial
3. Keuangan
4. Akuntansi
5. Manajerial
6. Keamanan

Tujuan Manajemen Administrasi
Berbicara tentang administrasi, tidak akan lepas dari pencatatan, pendistribusian, serta penyimpanan suatu data atau informasi.

Sedangkan manajemen tidak lepas dari hal-hal yang berkaitan dengan proses mengatur, yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan.

Dari hal tersebut, dapat dikatakan bahwa pada hakekatnya tujuan dari manajemen administrasi adalah memberikan keterangan lengkap, baik kepada pihak internal maupun eksternal organisasi dan memberikan catatan serta laporan secara lengkap.

Baca: Ruang Lingkup Manajemen SDM.

Tujuan manajemen administrasi dapat tercapai, apabila fungsi-fungsi dari manajemen administrasi tersebut di atas dijalankan dengan benar. Tujuan manajemen administrasi diantaranya adalah :

1. Membantu organisasi untuk memelihara dan memenuhi kebutuhan yang berhubungan dengan administrasi.
2. Mengelola seluruh data dan keterangan secara lengkap, melindungi dan menyimpan serta memberikan informasi kepada yang membutuhkan.
3. Memberikan laporan yang relevan dan terbaru.
4. Menampilkan laporan dan catatan penting dengan rincian biaya yang sesuai.
5. Pemberian pelayanan oleh tata usaha kepada mitra kerja dan pelanggan.

Sedangkan pendapat George R. Terry dalam bukunya yang berjudul “Office Management and Control“, dijelaskan bahwa tujuan manajemen administrasi adalah :

1. Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal tersebut diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien.
2. Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serandah-rendahnya.
3. Membantu organisasi memelihara persaingan.
4. Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat.
5. Membuat catatan dengan biaya minimal.

Fungsi Manajemen Administrasi
Dalam suatu organisasi terdapat berbagai sumber daya, seperti manusia, material, uang, pasar, dan lain-lain yang harus dikelola dengan baik dan benar.

Sumber daya tersebut merupakan modal dasar suatu organisasi dalam usahanya mencapai tujuan organisasi.

Berdasarkan fungsi yang dimilikinya, manajemen administrasi hadir untuk membantu dan mempermudah pengelolaan sumber daya organisasi tersebut. Fungsi dari manajemen administrasi adalah sebagai berikut :

Perencanaan
Salah satu kegiatan yang harus dilakukan oleh manajemen organisasi adalah perencanaan, yaitu keseluruhan proses pemikiran dan penentuan dari kegiatan-kegiatan yang akan dikerjakan oleh suatu organisasi. Salah satu perencanaan yang utama yang harus dilakukan adalah terkait dengan administrasi, seperti pemeliharaan sarana dan prasarana yang meliputi anggaran organisasi, penentuan jumlah dan keahlian pegawai, pemeliharaan gedung, tata ruang, peralatan kantor, dan lain sebagainya.

Pengorganisasian
Merupakan keseluruhan proses pengelompokan alat yang dipakai dalam bidang usaha, tugas, tanggung jawab, wewenang, dan sumber daya manusia yang terbagi di dalam suatu organisasi. Fungsi pengorganisasian tersebut bertujuan untuk menciptakan organisasi yang selaras dengan visi perusahaan.

Motivasi atau Penggerakan
Merupakan pemberian dorongan dan motif kerja kepada pegawai untuk dapat berkeja dengan giat dalam rangkan tercapainya tujuan organisasi. Motivasi yang dilakukan oleh manajemen organisasi kepada pegawainya dapat berupa memberikan pegarahan, bimbingan, dan pelatihan kepada pegawai, memberikan semangat kerja berupa pemberian fasilitas, jabatan, dan lain-lain.

Pengawasan
Merupakan proses pengamatan dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin bahwa semua kegiatan dilaksanakan sesuai dengan perencanaan yang telah ditentukan. Pengawasan dalam bidang manajemen administrasi meliputi waktu kerja, kualitas pekerjaan, metode dan standarisasi pekerjaan, pelayanan, biaya, dokumentasi, dan lain sebagainya.

Tugas Manajemen Administrasi
Pada dasarnya, manajemen administrasi dalam suatu organisasi bertugas dalam hal:

* Mengurusi masalah ketatausahaan.
* Mengendalikan informasi dan data organisasi.

Sedangkan menurut pendapat Millis Geoffrey, tugas pokok manajemen administrasi adalah:

* Duplicating atau penggandaan.
* Mailing atau pengiriman surat atau pesan dan sejenisnya.
* Calculating atau perhitungan.
* Filing atau pengarsipan.
* Teleponing.
* Checking atau pengecekan.
* Dan lain sebagainya.

Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa tugas utama dari manajemen administrasi adalah melakukan segala hal yang berkaitan dengan penyusunan, pengaturan, pengorganisasian, serta pengendalian semua yang menyangkut kegiatan, inventaris, informasi dan arsip organisasi.

Kesimpulan
Demikianlah pembahasan kita tentang pengertian manajemen administrasi. Jika direkap, maka pembahasan kita mencakup hal-hal berikut ini:

1. Pengertian manajemen administrasi merupakan serangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan sampai menyelenggarakan secara tertib pekerjaan kantor untuk mencapai tujuan.
2. Teori manajemen administratif menemukan cara rasional untuk merancang organisasi secara keseluruhan, terdapat 3 teori tentang manajemen administasi diantaranya di nyatakan oleh Henri Fayol ( ), James D. Mooney ( ) dan Luther H. Gulick ( ).
3. Tujuan manajemen administrasi adalah memberikan keterangan lengkap, baik kepada pihak internal maupun eksternal organisasi dan memberikan catatan serta laporan secara lengkap.
4. Fungsi manajemen administrasi mencakup perencanaan, pengorganisasian, motivasi atau penggerak dan pengawasan.
5. Tugas utama manajemen administrasi mencakup pengelolaan masalah ketatausahaan dan pengendalian informasi dan data organisasi