Komunikasi Organisasi Pengertian 6 Model Dan Fungsi

Gaya Komunikasi pemimpin Organisasi (Foto: Teknokreatifpreneur.com)> Dinamika sebuah lembaga terlihat dari gambaran model komunikasi dalam organisasi tersebut, maka perlu pengetahuan dan pemahaman tentang bagaimana pengertian, model dan fungsi sebuah interaksi.Komunikasi, Organisasi.co.id

Dalam hal komunikasi lembaga, maka hal itu terpakai pada:

1. Informasi Administrasi Lembaga, berupa: Arsip dan Persuratan berbentuk komunikasi tertulis,
2. Persidangan sebuah lembaga, berupa rapat, musyawarah berupa komunikasi verbal,
3. Hubungan antara anggota lembaga, berbentuk komunikasi verbal.

Terdapat beberapa pertanyaan tentang komunikasi Dalam Organisasi, bagaimana pengertian dan modelnya? Serta apa fungsi dari komunikasi dalam organisasi?

Konsep Komunikasi Organisasi

Dalam organisasi, komunikasi merupakan faktor penting dalam penyampaian pesan dan kebijakan, maka komunikasi merupakan domain penting sebuah lembaga.

Definisi Komunikasi

Pengertian Komunikasi Secara umum

Komunikasi pada hakikatnya saya mengerti dan anda mengerti, sehingga terjadi persepsi yang sama dalam pesan yang tersampaikan. Sebagaimana terdapat dalam: Konsep Fonologi (Fonetik Fonemik) Dan Intonasi: Pengertian, Jenis Dan Contoh

Pengertian Komunikasi oleh Para Ahli:

Aristoteles

Selanjutnya Aristoteles mendefinisikan komunikasi sebagai sebuah usaha yang berfungsi sebagai alat dan terpakai oleh penduduk untuk menjalankan proses demokrasi.

Roger dan D. Lawrence Kincaid

Sedangkan komunikasi menurut Roger dan D. Lawrence Kincaid merupakan sebuah tahapan yang berlangsung oleh dua orang atau lebih dengan prosesi bertukar informasi. Dalam hal memberikan sebuah pengertian yang bersifat mendalam. Terjadi antara kedua belah pihak dengan proses pertukaran pesan.

Raymond Roos

Adapun komunikasi oleh Raymond Ross merupakan suatu proses seleksi, menyortir. Proses mengirim suatu simbol untuk membantu para pendengar serta menanggapinya dengan cara memberikan respon.

Gerald R. Miller

Pengertian lain dari Komunikasi Menurut Gerald R. Miller, yaitu komunikasi bisa terjadi dengan sebuah sumber yang berfungsi untuk menyampaikan sebuah pesan kepada penerima. Dengan cara sadar untuk mempengaruhi sebuah perilaku.

Calin Cherry

Pengertian komunikasi menurut Calin Cherry adalah sebuah proses yang berasal dari pihak-pihak. Dengan tujuan memperoleh informasi dalam hal mencapai suatu tujuan. Berkaitan dengan hubungan yang timbul oleh respon dan feed back.

Pengertian Organisasi

Organisasi pada dasarnya hubungan 2 orang atau lebih untuk mewujudkan ide dan misi yang berkembang. Adapun pengertian organisasi telah terbahas pada artikel Teori Organisasi Dasar, Arti Dan Struktur.

Arti Komunikasi Organisasi

Adapun Teori dan pengertian komunikasi organisasi menurut para ahli, yakni:

Katz dan Kahn “Arus Informasi”

Definisi pertama Menurut Katz dan Kahn, Hakikatnya Komunikasi organisasi merupakan arus informasi. Terjadinya pertukaran informasi, dan pemindahan arti dalam suatu organisasi.

Zelco dan Dance “Saling Tergantung”

Selanjutnya menurut Zelco dan Dance, Komunikasi organisasi merupakan suatu sistem yang mengalami saling kebergantungan. Yang mencakup komunikasi internal dan komunikasi eksternal.

Sementara itu hakikat Komunikasi internal merupakan sebuah komunikasi yang terjadi pada organisasi itu sendiri seperti alur berasal dari atasan ke bawahan (Downward) serta sesama bawahan.

Sedangkan komunikasi eksternal merupakan bentuk komunikasi yang teraplikasi organisasi terhadap lingkungan luarnya seperti komunikasi dalam penjualan atau hubungan masyarakat.

Model Komunikasi Organisasi

Hubungan dalam sebuah lembaga, terpengaruh oleh model atau bentuk sebuah lembaga. Termasuk juga terwarnai oleh struktur organisasi sebuah lembaga.

Arah dan gaya komunikasi dalam sebuah organisasi (Foto:rapikan.com)

Gambaran Awal Komunikasi Lembaga

Model dari Gaya komunikasi atau communication style akan memberikan gambaran dan pada akhirnya kita menemukan pemahaman. Bahwa setiap organisasi memiliki model dan gaya masing-masing.

Hal ini memungkinkan, sebab setiap lembaga memiliki visi dan misi yang mengarahkan mereka menentukan corak dan bentuk sendiri.

Contohnya, gaya komunikasi dalam satuan TNI berbeda dengan gaya komunikasi NGO (Non Goverment Organisation) atau organisasi non pemerintahan (Ornop).

Setiap Orang Memiliki Gaya Komunikasi

Pada dasarnya Gaya komunikasi (communication style) merupakan ciri khas seseorang atau pribadi secara spesifik. Sehingga dalam menyampaikan sebuah pesan kepada orang lain, maupun dalam melakukan interaksi dengan orang lain. (a specialized set of interpersonal behaviors that are used in a given situation).

Dalam beberapa kasus, feeling pribadi “kita” menemukan seseorang dengan gaya komunikasi “unik” Bahkan sedikit kontroversil, akan tetapi pribadinya terterima oleh orang lain.

Selanjutnya, gaya komunikasi merupakan sekumpulan prilaku adaptasi seseorang dalam memberikan respon atau tanggapan pada setiap pesan. Sementara adaptasi merupakan suatu cara menyesuaikan pribadi dengan lingkungan.

Pranata sosial akan memberikan gambaran adaptasi setiap orang dalam kaitannya dalam organisasi, sesuai dengan ketentuan dan paradigma sebuah organisasi.

Beberapa gaya dan Model Komunikasi:

1. Controlling style
2. Equalitarian style
3. Structuring style
4. Dynamic style
5. Relinguishing style
6. Withdrawal style

Sumber: Herwapriyanto

The Controlling Style

Dengan membaca “Kontrol” maka Gaya komunikasi ini bersifat mengendalikan.

Dalam hal pelaksanaannya pada manajemen, tampak satu kehendak atau maksud melakukan pembatasan, dengan memaksa dan mengatur seluruh perilaku, serta pikiran dan tanggapan orang lain.

Dalam kenyataannya seseorang dengan gaya komunikasi ini terkenal sebagai komunikator satu arah dalam kata lain one-way communications.

Mereka yang menggunakan gaya one-way communications, lebih fokus pada cara dominasi mengirimkan pesan. Feedback, saran maupun kritik yang berasal dari pendengar tidak penting buat gaya ini.

Feedback atau umpan balik, tidak berlaku dan bukan fokus buat mereka, terkecuali feedback tersebut mendukung ide yang ia sampaikan.

Gaya ini mengabaikan pandangan negatif dan kekecewaan orang lain dari pesan yang ia sampaikan. Bahkan penganut gaya ini, menggunakan berbagai argumentasi maupun aturan untuk digunakan sebagai alat memaksa.

Ciri-ciri yang menggunakan gaya The Controlling Style adalah melakukan dominasi, tentang apa yang ia kerjakan. Sehingga seseorang terpusat pada kemampuan-kemampuannya. Tidak tertarik mengeluarkan ide untuk dibahas bersama. Dominan mendominasi.

Bahkan lebih cenderung mengadili dan mempersalahkan orang lain yang tidak sepaham dengan pendapatnya.

Ciri lain controlling style adalah biasanya mengeluarkan bahasa negatif atau kecaman kepada oranglain.

Dalam hal penegakan “sebuah aturan baku”, maka gaya ini cocok untuk diterapkan, sepanjang tegas dan adil untuk seluruh anggota. Akan tetapi gaya ini tidak cocok penerapannya pada sebuah komunitas paguyuban.

The Equalitarian Style

Berbeda dengan The Controlling Style. The Equalitarian Style merupakan sebuah gaya komunikasi ini dengan landasan kesamaan. duduk sama rendah, berdiri sama tinggi. Tidak ada yang dominan.

Jika the Controlling style menggunakan one-way communications, maka The Equalitarian Style adalah two-way traffic of communication.

Equalitarian Dalam hal pesan yang tersampaikan maka pemberi pesan bersifat terbuka dan menerima respon.Baik lisan maupun tulisan, atau tidak merasa terancam dalam sebuah diskusi ataupun kritik.

Dalam gaya komunikasi ini, tindakan komunikasi bersifat secara terbuka. Setiap anggota organisasi memiliki kesempatan yang sama dalam menyampaikan gagasan.

Sehingga simpulan akhir dari gagasan yang merupakan hasil brainstorming adalah kesepakatan bersama. Hal ini sejalan dengan bentuk organisasi Neo Klasik.

Ciri Equalitarian Style adalah sifat empati dan kerjasama yang menonjol dalam kepribadiannya. Dengan gaya komunikasi ini, maka seluruh anggota merasa memiliki dalam sebuah lembaga atau organisasi.

Dalam penerapannya, gaya ini memiliki kelemahan yakni lambannya dalam pengambilan keputusan. Tetapi hal positif dari gaya ini adalah meningkatkan kepuasan kinerja bawahan, sebagaimana teori sejalan dengan Elton Mayo dan Hugo.

The Structuring style

Berikutnya, Gaya komunikasi yang lain adalah The Strukturing Style. Gaya ini lebih kepada pengaturan schedul, aturan dalam pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Tegas namun pribadi tidak dominan, melainkan secara lembaga.

Berbeda dengan gaya Controlling style, gaya struktur ini lebih kaku kepada aturan dan fokus. Meski demikian, gaya ini tidak didominasi oleh pribadi. Melainkan kebutuhan kelompok sesuai dengan struktur perintah dan aturan.

Stogdill dan Coons menjelaskan bahwa pemrakarsa (initiator) struktur yang efektif dan efisien adalah orang-orang yang secara langusng terlibat dalam merencanakan pesan-pesan verbal.

Dengan tujuan lebih memantapkan daripada tujuan-tujuan organisasi, kerangka struktur penugasan dalam memberikan jawaban atas seluruh pertanyaan yang ada.

The Dynamic style

Dalam waktu yang singkat dan spontanitas. Maka Gaya komunikasi The Dynamic Style atau komunikasi dinamis ini sangat cocok.

Adapun gaya dan cirinya yaitu memiliki sifat lebih agresif. Karena pengirim pesan atau sender lebih memahami bahwa lingkungan pekerjaannya memiliki kecendrungan orientasi tindakan (action-oriented).

Para orator dan Demonstran memiliki gaya yang seperti ini, begitupun juga seorang wiraniaga (penjual/salesman maupun saleswoman).

Orientasi dari gaya ini adalah berpikir cepat, mengendalikan komunikasi secara cepat, untuk mempengaruhi lawan bicara. Namun berbeda dengan controlling style, sebab Dynamic Style tidak melakukan pengancaman. Serta gaya bahasa tidak negatif.

Melainkan memberikan penjabaran-penjabaran positif dari produk yang ia bawakan. Untuk mendapatkan simpati dari pendengar.

The Relinguishing Style

Sangat terbuka untuk menerima perintah dan terbuka. Bersedia diarahkan. Meskipun pada hakikatnya pemberi pesan memiliki kekuatan mengeluarkan perintah.

Akan tetapi lebih cenderung terbuka dalam hal menerima saran dan pendapat. Dalam hal ini biasanya dilakukan oleh seorang pimpinan untuk menerima arahan dari penasehat.

Misalnya: Seorang ketua umum meminta nasehat dari pakar atau Professor. Maupun juga meminta saran dari bawahan.

The Relinguishing Style, lebih kepada meminta pendapat dari orang-orang yang memiliki pengalaman dan pengetahuaan luas. Sifat rendah hati seorang manager dengan menerima dan menampung segala saran yang bersumber dari orang lain.

Selain itu, seorang dengan gaya Relinguishing menyatakan bertanggung jawab pada segala tugas yang menjadi kewajibannya.

The Withdrawal Style

Gaya menghindar dari masalah atau menghindari orang lain. Sama dengan The Withdrawal Style.

Dalam beberapa kasus maupun kejadian, seseorang tidak menginginkan diri terlibat secara langsung dalam sebuah persoalan.

Misalnya dengan mengatakan, “Saya tidak ingin terlibat dalam persoalan itu, dan itu urusan anda”

Kalimat tersebut bermakna ganda, yakni tidak suka dengan masalah, atau tidak suka dengan yang menyampaikan masalah. Sehingga hendak keluar dari cengkraman masalah yang terjadi.

Dari penjelasan gaya dan metode komunikasi tersebut. Diatas dapat disimpulkan. Bahwa gaya komunikasi terbagi menjadi 3, yaitu:

1. Asertif: The Equalitarian Style
2. Demokratis: The Structuring style, Dynamic style, Relinguishing Style
3. Agresif: The Controlling style, The Withdrawal Style

Meskipun Agresif adalah cenderung keras dan tegas serta otoriter namun dalam hal tertentu gaya tersebut perlu dalam organisasi. Terutama dalam pelaksanaan sebuah aturan, maka gaya ini sebagai alternatif untuk “memaksa” seseorang menjalankan sebuah aturan.

Namun tidak bermakna bahwa gaya Asertif tidak memiliki power, sebab kenyataannya. Gaya Equalitarian Style, memiliki kemampuan menggerakkan orang dengan gaya lebih halus.

Demikian gaya komunikasi dalam organisasi diatas, dalam hal ini, pembicara disebut orator. Yang mereprsentasikan orasinya dalam berkomunikasi dengan menerapkan gaya komunikasi mereka.

Peran Dan Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi

Apa sebenarnya Fungsi dan Peran Komunikasi dalam sebuah wadah atau institusi?

Adapun fungsi dan peran tersebut yaitu:

1. Informasi, Menyampaikan sebuah informasi, misalnya penyampaian rapat-rapat.
2. Regulasi, Mengarahkan informasi berupa peraturan,
3. Persuasif, Mengharapkan peran serta, Dan
4. Integratif. Penyatuan sebuah konsep atau persamaan.

Bentuk Komunikasi Dalam Organisasi

Adapun bentuk interaksi organisasi, terdiri dari dua bentuk:

1. Interaksi Internal
2. Hubungan Eksterna

Interaksi Internal Berbentuk komunikasi:

1. Vertikal,
2. Horisontal,
3. Diagonal

Sementara Interaksi Eksternal mencakup:

1. Komunikasi massa atau publik,
2. Hubungan dengan pemerintah,
3. Penjualan atau promosi,
4. Hubungan komunitas.

Jenis komunikasi berdasarkan jumlah orang:

1. Antar Personal,
2. Antar Kelompok,
3. Komunikasi Massa

Jenis Komunikasi Berdasarkan Bentuk Pesan:

1. Komunikasi Verbal
2. Komunikasi Non Verbal

Sementara komunikasi berdasarkan tatap muka pendengar:

Demikian konsep komunikasi atau hubungan dalam sebuah lembaga. Bacaan organisasi lainnya: Aliran Organisasi Ada 5: Klasik, NeoKlasik, Modern, Post & Milenial

Referensi :

1. Mulyana, Teori Komunikasi-modul 10, . Miftah Thoha, Perilaku Organisasi, . Onong Uchyana Effendi, Dimensi-Dimensi Komunikasi, . Ronald Adler dan George Rodman, Understanding Human Communication, . Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss, Human Communication, 1994