Pengertian Manajemen Komunikasi Metode Fungsi Tujuan Dan Komponen Contoh Komunikasi
Apa itu manajemen komunikasi dalam organisasi bisnis? Manajemen komunikasi merupakan perencanaan sistematis, pelaksanaan, pemantauan, dan revisi semua saluran komunikasi dalam suatu organisasi, maupun antar organisasi.
Manajemen komunikasi juga mencakup arahan organisasi dan penyebaran arahan komunikasi baru yang terhubung dengan organisasi, jaringan, atau teknologi komunikasi.
Aspek dalam manajemen komunikasi antara lain mengembangkan strategi komunikasi perusahaan, merancang arahan komunikasi internal dan eksternal, dan mengelola arus informasi, termasuk komunikasi online.
Seringkali kita menjumpai organisasi atau perusahaan yang lebih menekankan pentingnya manajemen komunikasi yang baik. Organisasi memiliki manajemen komunikasi yang tepat merupakan hal yang empiris.
Setelah ini tercapai, organisasi selangkah lebih dekat untuk mencapai tujuan bisnisnya secara keseluruhan.
Untuk menjadi manajer yang baik, seseorang harus memiliki pendekatan kontingensi ketika berkomunikasi dengan karyawan.
Manajemen komunikasi yang efektif dianggap sebagai jalur penyelamat bagi banyak proyek yang dilakukan organisasi serta departemen organisasi mana pun.
Baca juga: Konsep Dasar Manajemen SDM.
Setelah membaca bagian paragraf pertama dari tulisan ini mungkin Anda mulai sedikit memahami apa inti dari manajemen komunikasi. Untuk itu, mari kita lihat lebih jauh sejumlah pendapat ahli, simak terus.
Michael Kaye (1994):
Menurut pendapat Michael Kaye, pengertian manajemen komunikasi adalah bagaimana orang-orang mengelola proses komunikasi mereka dengan orang lain dalam berbagai konteks komunikasi. Misalnya dalam situasi komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok, dan komunikasi massa.
Parag Diwan (1999)
Menurut pendapat Parag Diwan, pengertian manajemen komunikasi adalah proses penggunaan berbagai sumber daya komunikasi secara terpadu melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengontrolan unsur-unsur komunikasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Liebler dan Barker
Menurut pendapat Lebler dan Barker, pengertian manajemen komunikasi adalah proses yang sistematis antara anggota organisasi dalam menjalankan fungsi-fungsi manajemen untuk menyelesaian pekerjaan melalui proses negosiasi pengertian/ pemahaman antara satu individu maupun lebih yang bertujuan mencapai tujuan bersama.
Parag Diwan (1999)
Menurut pendapat Parag Diwan (1999), pengertian Manajemen komunikasi adalah proses penggunaan berbagai sumber daya komunikasi secara terpadu melalui proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengontrolan unsur-unsur komunikasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Antar Venus
Menurut pendapat Antar Venus, Pengertian Manajemen komunikasi adalah proses pengelolaan sumber daya komunikasi yang ditujukan untuk meningkatkan kualitas dan efektivitas pertukaran pesan yang terjadi dalam berbagai konteks komunikasi. Konteks komunikasi yang dimaksud disini berarti tataran komunikasi individual, interpersonal, organisasional, governmental, sosial, atau bahkan internasional.
Abidin (2015:132)
Menurut pendapat Abidin, Pengertian manajemen komunikasi adalah sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengoordinasian serta pengontrolan penyampaian pesan dari satu pihak kepada pihak lain untuk mencapai sasaran dengan efektif dan efisien agar saling mempengaruhi.
Harry Irwin
Menurut pendapat Harry Irwin, definisi Manajemen komunikasi adalah proses yang menggunakan manusia, keuangan dan sumber teknik yang berfungsi membentuk komunikasi antar perusahaan dan antara perusahaan dengan publik.
Lima W Manajemen Komunikasi
Lima W dalam komunikasi sangat penting dan perlu diperhatikan agar proyek atau fungsi organisasi berhasil melalui manajemen komunikasi yang efektif.
Berikut adalah lima W dari manajemen komunikasi:
1. What information is essential for the project? (Informasi apa yang penting untuk proyek tersebut?)
2. Who requires information and what type of information is needed? (Siapa yang membutuhkan informasi dan jenis informasi apa yang dibutuhkan?)
3. What is the duration of time required for the information? Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan informasi?)
4. What type or format of information is required? (Jenis atau format informasi apa yang dibutuhkan?)
5. Who are the person/s who will be responsible for transmitting the collated information? (Siapa orang yang akan bertanggung jawab untuk mengirimkan informasi yang dikumpulkan?)
Lima W dalam manajemen komunikasi hanyalah pedoman. Oleh karena itu, Anda memang perlu mempertimbangkan pertimbangan lain, seperti biaya dan akses informasi.
Proses Komunikasi
Tujuan utama manajemen komunikasi adalah untuk memastikan kelancaran arus informasi dari antara dua orang atau satu kelompok.
Perhatikan gambar atau diagram dibawah ini yang menggambarkan proses komunikasi:
sumber: /pin/ /Proses komunikasi terdiri dari tiga divisi utama; pengirim mengirimkan pesan melalui saluran ke penerima. Sesuai diagram di atas, pengirim terlebih dahulu mengembangkan ide, yang kemudian dapat diproses sebagai pesan.
Pesan ini dikirimkan ke penerima. Penerima harus menafsirkan pesan untuk memahami maknanya.
Dalam hal interpretasi, konteks pesan harus digunakan untuk mendapatkan maknanya. Selanjutnya, untuk model proses komunikasi ini, Anda juga akan memanfaatkan encoding dan decoding.
Encoding mengacu pada pengembangan pesan dan decoding mengacu pada menafsirkan atau memahami pesan. Anda juga akan melihat faktor umpan balik, yang melibatkan pengirim dan penerima.
Umpan balik sangat penting untuk setiap proses komunikasi agar berhasil. Umpan balik memungkinkan manajer atau supervisor langsung untuk menganalisis seberapa baik bawahan memahami informasi yang diberikan dan untuk mengetahui kinerja pekerjaan [sumber].
Metode Komunikasi
Memahami proses komunikasi saja tidak akan menjamin kesuksesan bagi manajer atau organisasi. Manajer perlu mengetahui metode yang digunakan dalam proses komunikasi.
Metode komunikasi standar yang banyak digunakan oleh manajer dan organisasi di seluruh dunia adalah metode tertulis atau lisan.
Terlepas dari dua mekanisme ini, komunikasi non-verbal adalah metode penting lainnya yang digunakan untuk menilai komunikasi dalam organisasi.
Komunikasi non-verbal mengacu pada penggunaan bahasa tubuh sebagai metode komunikasi. Cara ini akan mencakup gerak tubuh, tindakan, penampilan fisik serta penampilan dan sikap wajah.
Meskipun sebagian besar metode ini masih digunakan untuk sebagian besar organisasi, penggunaan e-mail dan media elektronik lainnya sebagai metode komunikasi telah mengurangi kebutuhan akan komunikasi tatap muka.
Hal ini terkadang mengarah pada situasi di mana kedua pihak yang terlibat tidak percaya atau merasa nyaman satu sama lain dan juga pesan dapat dengan mudah disalahartikan.
Fungsi Manajemen Komunikasi Dalam Bisnis
Proses komunikasi merupakan bagian integral dari perilaku organisasi untuk menjalankan tugas-tugas yang menjadi tangung jawab pimpinan, staf pimpinan, dan pegawai. Sesuai dengan tujuan komunikasi, maka dalam suatu organisasi komunikasi mempunyai beberapa fungsi.
Ada dua fungsi utama manajemen komunikasi dalam bisnis, yaitu sebagai alat untuk menyamakan pengertian semua anggota dalam bisnis dan sebagai alat untuk menggerakan orang lain dalam anggota sesuai dengan informasi yang diberikan.
Sehingga seorang manajer akan berperan memerintahkan anggota tim untuk bekerja sesuai dengan instruksi dikehendaki dengan tujuan akhirnya untuk mendapatkan keuntungan.
Menurut Maman Ukas bahwa fungsi komunikasi adalah; fungsi informasi, fungsi komando akan perintah, fungsi mempengaruhi dan penyaluran serta fungsi integrasi.
Koehler mengemukakan empat fungsi komunikasi organisasi, yaitu fungsi informasi, fungsi regulatif, fungsi persuasif dan fungsi integratif, [sumber] berikut penjelasannya:
1.Fungsi Informasi.
Dari fungsi komunikasi tersebut, bahwa fungsi informasi, dengan melalui komunikasi maka apa yang ingin disampaikan oleh narasumber atau pemimpin kepada bawahannya dapat diberikan dalam bentuk lisan ataupun tertulis.
Melalui lisan manajer atau pemimpin dengan bawahan dapat berdialog langsung dalam menyampaikan gagasan dan ide.
Seorang administrator organisasi harus membuat keputusan mengenai program yang mesti disusun dalam tahapan tertentu berdasarkan informasi dari sejumlah komponen organisasi yang semuanya bermuara pada kebutuhan informasi yang tepat waktu, benar dan memiliki validitas tinggi.
2.Fungsi Regulatif.
Fungsi ini dimaksudkan sebagai proses yang dilakukan manajer yaitu mengawasi perpindahan perintah informasi pengiriman pesan kepada bawahan. Perintah itu dipahami oleh bawahan sebagai peraturan yang harus dikerjakan.
Fungsi regulasi akan perintah tentunya berkaitan dengan kekuasaan, di mana kekuasaan orang adalah hak untuk memberi perintah kepada bawahan di mana para bawahan tunduk dan taat dan disiplin dalam menjalankan tugasnya dengan penuh tanggung jawab.
Suatu perintah akan berisikan aba-aba untuk pelaksanaan kerja yang harus dipahami dan dimengerti serta yang dijalankan oleh bawahan. Dengan perintah terjadi hubungan atasan dan bawahan sebagai yang diberikan tugas.
3.Fungsi Persuasif
Dalam fungsi persuasif berarti memasukkan unsur-unsur yang meyakinkan dari atasan baik bersifat motivasi maupun bimbingan, sehingga bawahan merasa berkewajiban harus menjalankan pekerjaan atau tugas yang harus dilaksanakannya.
Dalam kegiatan mempengaruhi, komunikator harus luwes untuk melihat situasi dan kondisi di mana bawahan akan diberikan tugas dan tanggung jawab, sehingga tidak merasa bahwa sebenarnya apa yang dilakukan bawahannya itu merupakan beban, ia akan merasakan tugas dan tanggung jawab.
4.Fungsi Integratif.
Pada fungsi integrasi bahwa organisasi sebagai suatu sistem harus berintegrasi dalam satu total kesatuan yang saling berkaitan dan semua urusan satu sama lain tak dapat dipisahkan, oleh karena itu orang-orang yang berada dalam suatu organisasi atau kelompok merupakan suatu kesatuan sistem, di mana seseorang itu akan saling berhubungan dan saling memberikan pengaruh kepada satu sama lain dalam rangka terciptanya suatu proses komunikasi untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan
Tidak terbatas pada hal itu saja, pengertian manajemen komunikasi juga bisa diwujudkan untuk menjaga hubungan antar anggota perusahaan. Tanpa adanya komunikasi yang baik dapat menyebabkan konflik internal yang bisa berujung pada kerja sama yang tidak optimal.
Berikut beberapa fungsi lain manajemen komunikasi dalam bisnis:
1.Manajemen Komunikasi Sebagai Kendali
Manajer akan bertindak untuk mengendalikan perilaku anggota melalui informasi-informasi seperti tata tertib atau peraturan anggota. Dengan ini maka setiap gerak anggota harus didasarkan terhadap peraturan yang sudah ditetapkan perusahaan untuk menghindari konflik.
2.Manajemen Komunikasi Sebagai Motivasi
Manajer akan melakukan pengarahan terhadap anggota sehingga bisa menjadi motivasi anggota untuk bekerja dengan baik sesuai standar perusahaan.
3.Manajemen Komunikasi Sebagai Bentuk Pengungkapan Emosional
Suatu bisnis atau perusahaan yang memiliki manajemen komunikasi yang baik akan terbentuk koordinasi antar tim yang baik pula.
Dengan begitu, komunikasi bisa menjadi alat untuk mengungkapan emosional anggota. Sehingga bisa meminimalisir permasalahan yang terjadi akibat konflik pribadi indvidu seperti ketidakpuasan terhadap gaji yang didapatkan.
4.Manajemen Komunikasi Sebagai Alat Penyampaian Informasi
Seperti yang sudah dijelaskan pada pengertian manajemen komunikasi di atas, bahwa tujuan komunikasi adalah sebagai alat untuk menyampaikan informasi dan menentukan alternatif sebagai langkah pengambilan keputusan yang bijaksana.
Baca juga: Manajemen Kinerja.
Tujuan Manajemen Komunikasi
Secara umum, tujuan manajemen komunikasi yaitu sebagai sarana untuk berinteraksi dengan baik sehingga bisa memahami dan mengerti cara berkomunikasi dengan pihak lain.
Selain itu, tujuan manajemen komunikasi diantaranya yaitu:
1. Mengembangkan interaksi yang profesional.
2. Membentuk keinginan yang baik (goodwill).
3. Saling menghargai (mutual appreciation).
4. Rasa toleransi (tolerance).
5. Saling bekerjasama (mutual understanding).
6. Memperoleh opini yang menguntungkan, baik dalam hubungan internal maupun eksternal.
Komponen dan Contoh Manajemen Komunikasi
Menurut pendapat George R. Terry, manajemen komunikasi dalam organisasi terdiri dari 5 komponen penting, antara lain [sumber]:
1.Komunikasi Formal
Komunikasi antara atasan dan bawahan yang membutuhkan pengaturan khusus. Jenis komunikasi ini digunakan pada jalur komunikasi formal, memiliki wewenang dan tanggung jawab yaitu melalui instruksi-instruksi bentuk lisan dan tulisan sesuai dengan prosedur secara fungsional yang berlaku dari arus atasan ke bawahan atau sebaliknya.
Contoh: Peraturan Perusahaan mengenai jam kerja yang disampaikan dalam surat kontrak kerja.
2.Komunikasi Non-Formal
Komunikasi yang tidak membutuhkan pengaturan khusus dan biasanya terjadi secara spontan. Jenis komunikasi ini umumnya terjadi secara spontan. Misalnya memberikan masukan terkait tugas dan tanggungjawab dalam pekerjaan.
Contoh: Anggota organisasi mengutarakan pendapat dan masukan saat menerima tugas.
3.Komunikasi Informal
Komunikasi yang dilakukan untuk membicarakan hal-hal yang di luar pekerjaan. Jenis komunikasi ini lebih menekankan pada hubungan antar manusianya.
Contoh: Dua orang karyawan yang saling menceritakan tentang kehidupan pribadi di luar pekerjaan.
4.Komunikasi Teknis
Komunikasi yang bertujuan untuk menyampaikan strategi tertentu.
Contoh: Seorang manajer pemasaran menjelaskan cara teknis dalam melakukan pemasaran melalui media sosial.
5.Komunikasi Prosedural
Komunikasi yang diterapkan untuk membuat suatu pelaporan kinerja perusahaan.
Sedangkan menurut pendapat Onong U. Effendy, komunikasi dalam manajamen dapat dikelompokkan menjadi tiga bagian, diantaranya:
1.Komunikasi Vertikal
Hampir sama dengan komunikasi formal, komunikasi ini adalah hubungan timbal balik antara atasan dan bawahan melalui suatu etika komunikasi.
Arus komunikasi vertikal ini timbal balik dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen, bisa dari atas ke bawah (downward communication) atau dari bawah ke atas(upward communication).
2.Komunikasi Horizontal
Komunikasi antar karyawan atau antar pimpinan dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Dengan kata lain, komunikasi horizontal adalah arus komunikasi yang berada di satu level dalam organisasi.
3.Komunikasi Eksternal
Komunikasi antara perusahaan dengan perusahaan atau organisasi lain yang terjalin di luar perusahaan.
Keterampilan Komunikasi Lisan
Sebagian besar komunikasi lisan terlibat langsung dalam manajemen komunikasi. Misalnya, jika seorang manajer tidak berbicara atau menjelaskan kepada tim penjualan, ini dapat menyebabkan perbedaan dalam tujuan dan pencapaian.
Ada dua aspek komunikasi lisan, mendengarkan aktif dan umpan balik konstruktif.
1.Mendengarkan Aktif
Di sinilah orang yang menerima pesan memperhatikan informasi, menafsirkan dan mengingat.
Seperti yang akan Anda sadari, mendengarkan membantu Anda memperhatikan dan berikut adalah beberapa poin, yang menggambarkan mendengarkan secara aktif.
1. Melakukan kontak mata dengan pihak terkait
2. Pastikan untuk mengklarifikasi pertanyaan jika tidak jelas
3. Menghindari penggunaan gerakan yang mengganggu atau tidak nyaman
2.Umpan balik yang membangun
Di sinilah para manajer sering kali gagal. Umpan balik perlu bersifat konstruktif dan kemudian akan membantu karyawan untuk membentuk kinerja mereka, bukan sekadar kritik.
Kesimpulan
Sekarang kita sampai pada bagian penutup dari pembahasan kita, dan kami tahu bahwa Anda sangat serius untuk mengetahui hal ini. Jika kita rekap, maka pembahasan kita sudah mencakup:
1. Manajemen komunikasi merupakan perencanaan sistematis, pelaksanaan, pemantauan, dan revisi semua saluran komunikasi dalam suatu organisasi, maupun antar organisasi.
2. Menurut Maman Ukas bahwa fungsi komunikasi adalah; fungsi informasi, fungsi komando akan perintah, fungsi mempengaruhi dan penyaluran serta fungsi integrasi. Sedangkan menurut pendapat Koehler, fungsi komunikasi terdiri dari fungsi informasi, fungsi regulatif, fungsi persuasif dan fungsi integratif.
3. tujuan manajemen komunikasi yaitu sebagai sarana untuk berinteraksi dengan baik sehingga bisa memahami dan mengerti cara berkomunikasi dengan pihak lain.
4. Menurut pendapat George R. Terry, manajemen komunikasi dalam organisasi terdiri dari 5 komponen penting: komunikasi formal, komunikasi non-formal, komunikasi informal, komunikasi teknis, komunikasi prosedural. sedangkan menurut Onong U. Efendy, manajemen komunikasi terdiri dari 3 bagian yaitu komunikasi vertikal, horizontal dan eksternal.
5. Keterampilan komunikasi terdiri dari 2 yaitu mendengarkan aktif dan umpan balik yang membangun.