Pengertian Informasi Dan Penelusuran Informasi Menurut Ahli

Pengertian Informasi Dan Penelusuran Informasi

Secara sederhana informasi dapat dipahami sebagai data yang diberi makna. Artinya informasi merupakan bentuk ‘olahan’ dari data yang diperuntukan untuk tujuan tertentu agar penerima dapat mengerti arti dan makna dari data tersebut. Sedangkan menurut businessdictionary.com informasi didefinisikan sebagai berikut:

“Data that is (1) accurate and timely, (2) specific and organized for a purpose, (3) presented within a context that gives it meaning and relevance, and (4) can lead to an increase in understanding and decrease in uncertainty.”

Definisi di atas jelas memperlihatkan bahwa informasi merupakan bentuk pemaknaan dari data dalam konteks tertentu yang ditujukan agar dapat meningkatkan pemahaman dan mengurangi ketidakpastian atau ketidakjelasan.

Informasi secara prinsip sebetulnya ‘hanya’ terdiri dari dua jenis yakni informasi lisan dan informasi terekam. Informasi lisan merujuk pada informasi yang disampaikan secara lisan dan merupakan bentuk komunikasi di dalam masyarakat. Sedangkan informasi terekam merujuk kepada informasi yang terekam dalam berbagai media seperti buku, majalah, jurnal, compact disc, ataupun bentuk lainnya. Perpustakaan sebagai lembaga pusat sumber informasi biasanya lebih banyak mengelola informasi terekam bukan informasi lisan.

Informasi yang terekam dalam perpustakaan dapat dilihat dalam berbagai bentuk koleksi ataupun media seperti koleksi buku fiksi, koleksi buku non fiksi, koleksi media cetak non buku, koleksi multimedia, dan koleksi digital/online. Koleksi buku non fiksi biasanya menyimpan informasi fiktif, inspiratif, dan rekreatif yang berupa buku cerita, novel, dan lain-lain. Sedangkan koleksi buku non fiksi biasanya menyimpan informasi yang lebih bersifat informatif, edukatif, dan ilmiah yang berupa buku teks, buku referensi, buku pedoman, buku manual, dan lain-lain.

Adapun koleksi media non buku biasanya berupa terbitan berkala, leaflet, pamlet, brosur, poster, kliping, lukisan atau gambar, peta, globe bahkan alat peraga. Koleksi multimedia merupakan satu bentuk informasi terekam dalam berbagai media yang mengandalkan teknologi elektronik seperti video cassette, audio cassette, CD, DVD, media mikro, audio reader, slide suara, audio book, dan lain-lain. Bahkan kemajuan internet telah membuat informasi dapat diakses secara online melalui situs web, video onine, audio online, journal online, database online, majalah online, koran online dan media online lainnya.

Keberadaan informasi dalam keanekaragaman bentuk media atau sumber tentu menjadikan masalah tersendiri dalam bagaimana menemukan kembali informasi yang ada. Apalagi apabila jumlah informasi yang beredar sudah mencapai ribuan, jutaan bahkan milyaran. Hal inilah yang kemudian mengapa diperlukan adanya media atau strategi untuk mendapatkan informasi secara cepat, tepat dan akurat. Proses dalam menemukan informasi inilah yang sering disebut sebagai temu kembali informasi, dimana secara spesifik juga akan menyangkut penelusuran informasi.

Temu kembali informasi sendiri merupakan kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok informasi bagi pemakai sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pemakai (Sulistyo-Basuki, 1992). “Temu balik informasi” merupakan istilah yang mengacu pada temu balik dokumen atau sumber atau data dari fakta yang dimiliki unit informasi atau perpustakan. Sedangkan penelusuran informasi merupakan bagian dari sebuah proses temu kembali informasi yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan pemakai akan informasi yang dibutuhkan, dengan bantuan berbagai alat penelusuran dan temu kembali informasi yang dimiliki perpustakaan / unit informasi.

Penelusuran informasi menjadi penting karena “ruh” atau “nyawa” dari sebuah layanan informasi dalam unit informasi atau perpustakaan adalah bagaimana memenuhi kebutuhan informasi yang diminta pemakai, bagaimana menemukan informasi yang diminta pemakai, dan bagaimana memberikan “jalan” kepada pemakai untuk menemukan informasi yang dikehendaki. Proses penelusuran informasi menjadi penting untuk menghasilkan sebuah temuan atau informasi yang relevan, akurat dan tepat. Proses dan penggunaan alat yang tepat akan menghasilkan informasi yang tepat pula.

Tipe Penelusuran Informasi

Dari pola telusurnya, penelusuran dapat dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

1. Telusur dokumen: penelusuran dimulai dengan identifikasi dokumen dan / atau sumber, baru dari sini dihasilkan informasi aktual.

2. Telusur informasi: penelusuran dimulai dengan informasi yang diperoleh dari bank data, kumpulan data, atau perorangan.

Selain itu sebetulnya dilihat dari cara dan juga alat yang digunakan, maka penelusuran dapat pula dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu:

1. Penelusuran Informasi Konvensional: penelusuran yang dilakukan dengan dan melalui cara-cara konvensional/manual seperti menggunakan kartu katalog, kamus, ensiklopedi, bibliografi, indeks, dan sebagainya.

2. Penelusuran Informasi Digital: penelusuran yang dilakukan dengan dan melalui media digital atau elektronik seperti melalui OPAC (Online Public Access Catalog), Search Engine (di Internet), Database Online, Jurnal Elektronik, Reference Online, dan informasi lain yang tersedia secara elektronik/digital.

Namun pada layanan penelusuran informasi, pembedaan tersebut seringkali diabaikan dikarenakan banyak pemakai yang memilih menggunakan berbagai cara untuk memperoleh apa yang dikehendaki. Bahkan seringkali terjadi penelusuran informasi menggunakan kombinasi dari perangkat penelusuran konvensional dan digital untuk mendapatkan data atau informasi setepa mungkin.

Penelusuran Informasi Konvensional

Seperti disebutkan sebelumnya bahwa penelusuran informasi konvensional merupakan satu jenis penelusuran yang memanfaatkan sumber-sumber informasi dan atau sumber-sumber penelusuran yang sifatnya konvensional atau offline atau ‘tercetak’. Penelusuran dilakukan dengan menggunakan berbagai media penelusuran seperti katalog tercetak, bibliografi, indeks atau kumpulan indeks, kumpulan abstrak, ensiklopedia atau kamus, dan media lain yang sifatnya ‘manual’ atau dengan teknik-teknik klasik tanpa bantuan teknologi informasi/computer.

Pada penelusuran konvensional pengguna dan juga pustakawan atau petugas perpustakaan dituntut mampu memahami masing-masing fungsi sumber informasi atau sumber penelusuran serta karakteristiknya sehingga mampu menemukan informasi dengan benar, tepat dan akurat. Sebagai Contoh:

“Pengguna harus tahu bahwa untuk mencari koleksi buku/pustaka di sebuah perpustakaan maka yang perlu dilakukan pertama adalah menentukan apa (judul, subyek, penulis) yang akan dicari, kemudian alat apa yang dapat membantu dalam melakukan pencarian. Dalam hal ini biasanya pengguna/petugas paling tidak sudah mempunyai sebuah catatan tentang subyek, judul, penulis atau kata kunci yang akan digunakan untuk menelusur. Sedangkan alat yang digunakan cukup sebuah katalog tercetak (katalog subyek, katalog judul, kataloh pengarang), karena memang yang diperlukan hanya itu. Nah setelah ditemukan, pengguna/petugas juga perlu tahu bagian informasi mana yang perlu ‘diambil’ dan ‘dicatat’ untuk menemukan buku/pustaka yang dimaksud dalam katalog. Biasanya call number atau nomer panggil-lah yang menjadi ‘alat’ terakhir bagi pengguna/petugas untuk menemukan koleksi buku/pustaka yang dimaksud, untuk itu nomer panggil inilah yang perlu diperhatikan selanjutnya oleh pengguna. Sehingga pada kasus ini maka pengguna atau petugas mempunyai dan atau mendapatkan informasi berupa judul/ subyek/pengarang, katalog tercetak, nomer panggil, dan tanda penomoran rak yang akan mengantarkannya kepada koleksi buku/pustaka yang diinginkan.”

Teknik melakukan penelusuran informasi konvensional akan dibahas dalam bagian tersendiri dalam tulisan ini.

Penelusuran Informasi Digital/Online

Adapun penelusuran informasi digital atau elektronik, seperti disebutkan di atas merupakan satu metode penelusuran informasi yang menggunakan teknologi informasi dan computer terutama untuk keperluan penelusuran koleksi atau sumber-sumber informasi yang berupa file elektronik atau digital. Sehingga pada penelusuran informasi digital atau elektronik ini, apa yang dicari dan alat yang digunakan untuk dicaripun sama-sama merupakan hasil dari sebuah pengembangan teknologi informasi dan komputer yang berupa digital atau elektronik.

Sumber-sumber digital sendiri sebetulnya sangat beragam, akan tetapi setidaknya ada beberapa yang mungkin sering digunakan oleh para praktisi dan akademisi yakni:

a) OPAC (Online Public Access Catalog)

OPAC merupakan alat penelusuran informasi yang bersifat elektronik dan digital yang dapat digunakan untuk menemukan informasi pustaka/koleksi baik dalam bentuk tercetak maupun elektronik/digital. Namun memang pada kenyataannya untuk saat ini OPAC ini masih banyak digunakan ‘hanya’ untuk keperluan temu kembali informasi pustaka terutama yang tercetak atau dengan kata lain fungsinya tak lain hanya sebagai pengganti katalog tercetak.

b) E-Journal (Electronic Journal)

Journal elektronik atau orang sering menyebut sebagai e-journal merupakan satu bentuk sumber digital yang dapat digunakan dalam penelusuran informasi yang berasal dari jurnal ilmiah atau popular, baik jurnal tercetak yang dielektronikan maupun jurnal yang memang ‘hanya’ terbit secara elektronik.

E-book atau buku elektronik merupakan satu sumber digital atau elektronik yang dapat digunakan oleh pengguna yang ingin mendapatkan informasi dari sebuah buku yang dikemas dalam format elektronik atau digital. Pengguna dapat melakukan penelusuran sekaligus membaca bahkan mendownload file buku elektronik yang tersedia di banyak situs di internet. Buku elektronik ini bisa berasal dari buku tercetak yang dielektronikan atau didigitalkan, atau bisa juga hanya terbit dalam versi digital/elektronik.

E-Publications atau publikasi elektronik merupakan sumber informasi digital yang diterbitkan oleh berbagai institusi atau penerbit atau organisasi atau bahkan perorangan baik yang bersifat ilmiah atau tidak. Bentuknya dapat apapun seperti e-news, e-newspaper, e-bulletine, e-gallery dan sebagainya.

Online Database atau Basis Data Online merupakan sumber informasi digital/elektronik yang berisi berbagai macam jenis informasi digital seperti e-journal, e-book, e-proceeding, e-articles, abstracts, images, dan publikasi lainnya yang dapat diakses dari satu situs web atau pangkalan data elektronik. Basis data ini seringkali mengalami distorsi pengertian dengan e-journal, hal ini dikarenakan memang sebagian besar informasi yang ada di dalamnya berupa jurnal elektronik. Namun perlu ditekankan bahwa basis data online (database online) ‘berbeda’ dengan e-journal.

Database online ini kebanyakan merupakan layanan berbayar atau berlangganan tapi ada pula yang tidak alias gratis.

Secara garis besar tiap-tiap database biasanya mempunyai keunikan dan spesialisasi dalam bidang ilmu tertentu. Akan tetapi kadang beberapa database juga merupakan database yang sifatnya general sehingga kadang akan ditemukan beberapa overleaping antara satu database dengan database lainnya. Atau dengan kata lain, ada beberapa sumber informasi digital yang dapat ditemukan dalam berbagai database online yang tersedia. Untuk itu perlu sebuah kejelian dan evaluasi mendalam ketika akan melanggan database online, terutama untuk menghindari banyaknya sumber digital yang sama dalam database berbeda yang dilanggan.

Sedangkan dalam hal teknik penelusuran, pada prinsipnya antara satu database dengan database yang lain, biasanya mempunyai metode pencarian yang sama. Artinya tidak akan berbeda jauh walaupun mungkin hanya berbeda istilah. Sehingga yang perlu dipelajari dalam sebuah penelusuran melalui media online atau elektronik adalah metode yang biasa digunakan dalam penelusuran online, seperti penggunaan tanda wildcard, penggunaan truncation, penggunaan Boolean, dan sebagainya. Jadi mau anda akan menggunakan akses melalui Database Ebsco, Proquest, Jstor, ScienceDirect, IEEE, Westlaw, Scopus maupun jenis database lainnya, maka anda hanya perlu memahami satu metode penelusuran saja, yang lainnya anda tinggal menyesuaikan.

f) Other Resources & Searches Tools

Internet telah memberikan kita kesempatan untuk menikmati berbagai sumber informasi digital dan juga alat untuk menemukan sumber informasi digital/elektronik yang berjumlah jutaan bahkan miliaran itu. Nah, ada beberapa sumber informasi digital dan juga alat penelusuran digital yang dapat dimanfaatkan selain beberapa yang telah dijelaskan pada bagian sebelumnya, diantaranya adalah:

a. Search Engine & Meta-Search Engine

Search Engines atau disebut sebagai piranti pencari, merupakan sebuah alamat web yang mempunyai fungsi pencarian sumber-sumber informasi yang terkandung di dalam jaringan internet. Cara kerjanya menggunakan dan membaca informasi yang ada di dalam tag-tag metadata yang tersedia dalam sebuah alamat situs atau web. Selain itu ada satu buah piranti yang bekerja dengan memanfaatkan banyak search engines, yakni apa yang disebut dengan meta-search engines. Meta Search Engines merupakan piranti pencarian yang menggunakan banyak search engines sebagai sumber data untuk pencarian oleh penggunanya. Jadi, ketika kita mencari sebuah topic tertentu menggunakan meta search engines, maka dia akan mencari ke seluruh search engines yang berada dalam jangkauannya.

Subject Directories merupakan sumber informasi digital yang menyediakan informasi dengan metode penyajian menggunakan direktori atau folder dengan topic-topik tertentu yang telah ditetapkan. Dibuat dan dikelola oleh manusia bukan mesin atau program (berbeda dengan search engine yang dikelola oleh program/mesin) dengan mengklasifikasikan subyek ke dalam kategori subyek. Cakupannya tentu lebih sempit dari search engines, akan tetapi secara kualitas isi dan sumber informasi yang ada di dalamnya lebih dapat dipertanggungjawabkan. Hanya sayang dalam direktori subyek ini, dokumen atau informasi yang ditampilkan jarang sekali dalam bentuk fulltext.

c. Newsgroups dan Mailing-List

Newsgroups atau Mailing-List merupakan komunitas atau kelompok diskusi dalam bidang dan minat tertentu di internet. Keduanya sangat potensial juga untuk digunakan dalam penelusuran informasi digital atau elektronik. Paling tidak interaksi diskusi yang dilakukan melalui keduanya dapat memberikan keuntungan apabila kita membutuhkan informasi tertentu yang bisa jadi dimiliki oleh anggota lain dalam kelompok diskusi tersebut.

Alat dan Teknik Penelusuran Informasi

Bentuk sumber informasi yang beraneka ragam menuntut adanya alat atau piranti atau media untuk menemukan kembali informasi tersebut secara tepat dan benar. Sehingga, bentuk informasi yang akan dicari juga akan menentukan alat apa yang paling cocok digunakan sebagai alat penelusuran dan atau temu kembali informasi.

* Gash, Sarah. 2000. Effective Literature Searching for Research. Second Edition. Hampshire: Gower
* Sulistyo-Basuki. 1992. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
* Yusuf, Pawit M. 1988. Pedoman mencari sumber informasi. Bandung: Remadja Karya
* Internetworldstat.com – diakses tanggal 22 Mei * Businessdictionary.com – diakses tanggal 22 Mei 2013